¿Cada cuánto es útil actualizar la formación en Excel de una empresa?
Actualizar la formación en Excel de una empresa es una de esas decisiones que casi siempre se toma por inercia: o nunca, porque «ya hicimos el curso», o cada vez que alguien se queja de que los informes tardan demasiado. Entre ambos extremos hay un criterio más sensato, y no pasa por una cifra mágica sino por una referencia anual y unas cuantas señales que permiten adelantarla.
Este artículo propone ese criterio con márgenes en lugar de cifras cerradas, porque no existe un número validado para Excel. Verás por qué las habilidades se oxidan, qué señales indican que ya toca, cómo comprobarlo en una tarde y cuánto puede costar mantenerlo, con un caso hipotético calculado sobre las tarifas publicadas de Edubaa.
«La pérdida de habilidad aumenta a medida que se alarga el periodo sin practicar.»
Arthur, Bennett, Stanush y McNelly, meta-análisis publicado en Human Performance (1998)
Esta guía trata de la cadencia, no del diseño del plan. Si lo que te interesa es qué formaciones están contratando las empresas, tienes las formaciones más demandadas por las empresas españolas en 2026. Y si todavía dudas entre Excel y Power BI, Excel o Power BI para empresas te ayuda a decidirlo antes de pedir presupuesto.
La respuesta corta: una revisión al año y un refuerzo cuando salte una señal
Como punto de partida, una revisión ligera cada doce meses es una referencia razonable. Como horquilla de trabajo, entre seis y veinticuatro meses según cuánto se use Excel en cada puesto. Y si salta alguna de las señales de las que hablamos más abajo, la actualización se adelanta, sin esperar al calendario.
Conviene dejar claro qué es esto y qué no. Es un criterio de trabajo razonado, no un dato medido. La investigación sobre pérdida de habilidades sostiene que cuanto más tiempo se pasa sin practicar, más se pierde, pero no fija una frecuencia concreta para una hoja de cálculo. Quien te diga que «cada 18 meses» o «cada dos años» está inventando una precisión que no existe.
El doce como mediana tiene una razón práctica. La formación bonificada funciona por años naturales: el crédito se genera cada ejercicio y caduca el 31 de diciembre. Una revisión anual encaja con ese calendario y evita que el dinero disponible se pierda sin usar.
Un ejemplo para visualizarlo. En el departamento financiero de una pyme madrileña, donde se abre Excel cada día, la habilidad se mantiene viva por pura práctica, pero tiende a quedarse anclada en las fórmulas de siempre. En el equipo comercial, donde se usa para el informe del trimestre, lo aprendido se olvida antes. El mismo curso, dos ritmos distintos de actualización.
Por qué las habilidades en Excel se oxidan
El meta-análisis de Arthur y sus colegas, uno de los más citados sobre pérdida de habilidades, llegó a tres conclusiones útiles para una empresa. La primera es la de la cita: la pérdida crece con el tiempo sin practicar. La segunda, que las tareas cognitivas se degradan más deprisa que las físicas. La tercera, que cuanto más se parece el entorno de la formación al del trabajo real, menos se pierde.
Esa última tiene una consecuencia directa. Un curso con datos de juguete se olvida antes que uno hecho con los ficheros reales de la empresa. No es una opinión comercial, es lo que indica la literatura sobre retención.
Una revisión más reciente publicada en Psychological Bulletin en 2025 actualiza el análisis para habilidades procedimentales y ofrece estimaciones sobre cuánta pérdida cabe esperar cuando las habilidades no se usan con frecuencia, y por tanto cuándo conviene plantear un refuerzo. Hay que leerla con honestidad: trata de habilidades con componente motor, no de hojas de cálculo, así que sirve como respaldo del principio, no como fuente de un plazo.
A esto se suma el cambio del contexto. Según el informe The Future of Jobs 2025 del Foro Económico Mundial, los empleadores esperan que el 39 % de las competencias básicas de los trabajadores cambie de aquí a 2030. Del mismo informe se desprende que, de cada 100 trabajadores, 29 necesitarán formación y la recibirán dentro de su puesto actual. La actualización continua deja de ser un extra y pasa a ser lo normal.
Excel cambia aunque tu empresa no cambie
Una formación en Excel envejece por dos lados: por lo que el equipo olvida y por lo que Excel incorpora.
La propia Microsoft presenta como novedades de Excel 2021 funciones como XLOOKUP, LET y las matrices dinámicas, con las que una sola fórmula puede devolver varios resultados. En Excel 2024 llegó LAMBDA, que permite crear funciones propias. Y en septiembre de 2024 Microsoft anunció que Copilot en Excel pasaba a estar disponible de forma general.
Quien se formó antes de esas novedades aprendió a resolver los mismos problemas de otra manera. No es que lo aprendido esté mal, es que hay caminos más cortos que nadie le ha enseñado.
El problema se agrava porque en una misma empresa conviven versiones distintas. Microsoft puso fin al soporte de Office 2016 y 2019 el 14 de octubre de 2025, según su anuncio oficial sobre el fin de soporte. Según lo anunciado, el de Office LTSC 2021 terminaba el 13 de octubre de 2026, como recoge PCWorld. Los equipos que aún no han migrado van a hacerlo pronto, y cada migración es una oportunidad para actualizar la formación.
Un caso típico: una persona con Microsoft 365 envía a una compañera con una versión antigua un libro lleno de funciones nuevas. A ella esas fórmulas no se le calculan, y en lugar de resultados ve errores. Cada una cree que la otra «no sabe Excel». Es una diferencia de versión, y se arregla en una tarde.
Cinco señales de que toca actualizar ya
Las señales sirven para no esperar al calendario. Cuando salta una, conviene revisar antes de los doce meses.
1. Un cambio de versión o de licencia
Migrar a Microsoft 365, pasar de Office 2019 a una versión más reciente o contratar Copilot cambia las herramientas disponibles. Una formación de dos horas sobre qué hay de nuevo y qué conviene dejar de hacer evita que el equipo siga usando los atajos de hace una década. Si el cambio se hace sin formación, las funciones nuevas se quedan sin usar y se paga la licencia igualmente.
2. Altas y cambios de puesto
Una persona que entra en administración y hereda los ficheros de su predecesora no tiene por qué saber cómo están construidos. Un cambio de puesto hacia finanzas o control exige un nivel de Excel que antes no hacía falta. En ambos casos, esperar al siguiente ciclo anual significa tener meses a alguien trabajando con lo que sabe a medias.
3. Errores u horas perdidas que se repiten
Si el cierre mensual sigue tardando lo mismo que hace un año, o si las mismas correcciones aparecen cada trimestre, algo no se ha consolidado. Es la señal más fiable porque es la única que mide el resultado real. Conviene apuntarla: cuántas horas y cuántas correcciones, mes a mes.
4. Cambios de proceso o de sistemas
Un ERP nuevo, un CRM que empieza a exportar datos o un informe que ahora necesita cruzar tres fuentes cambian lo que se le pide a Excel. A partir de cierto punto, el problema ya no es de fórmulas sino de datos, y toca valorar Power Query o Power BI. Si ese es tu caso, las señales de que formar en Power BI ya compensa te ayudan a decidirlo, y la formación en Power BI para empresas cubre ese salto.
Según la encuesta de uso de TIC en empresas del INE, en el primer trimestre de 2025 el 48,7 % de las empresas de 10 o más empleados con sede en la Comunidad de Madrid realizaba analítica de datos con sus propios empleados, frente al 41,4 % de la media nacional. Lo que se le pide a las hojas de cálculo crece, y lo hace más deprisa en Madrid.
5. Funciones nuevas que el equipo desconoce
Es la señal más silenciosa. Nadie se queja porque no sabe lo que se está perdiendo. Un taller corto con las dos o tres funciones que más horas ahorran suele rendir más que un curso completo, porque se aplica a los ficheros que ya existen.
Cadencia según el uso: tres perfiles
No todo el mundo necesita el mismo ritmo. Estos márgenes son orientativos y salen del razonamiento anterior, no de una medición.
Uso diario. Cada seis a veinticuatro meses en la práctica, con una mediana cerca de los doce. Aquí el riesgo no es olvidar sino estancarse: se trabaja deprisa con lo conocido y no se incorporan los caminos nuevos. Un refuerzo centrado en novedades y atajos suele bastar.
Uso ocasional. Más cerca del extremo corto de la horquilla, entre seis y doce meses. Quien abre Excel una vez al trimestre olvida los pasos entre una vez y la siguiente. Para este perfil funciona mejor un refuerzo breve antes del periodo en que lo necesita, por ejemplo, antes del cierre trimestral.
Incorporaciones. No esperes al ciclo anual. Un refuerzo específico en los primeros meses, con los ficheros reales del puesto, evita que la persona aprenda sola a base de errores.
Sobre la duración, lo razonable es que un refuerzo sea más corto que la formación inicial. Como referencia de trabajo, la franja baja del rango habitual de entre 10 y 20 horas. La duración real debe salir de un diagnóstico del grupo, no de una regla general.
Si además tu equipo mezcla tareas de Excel con Word, PowerPoint u Outlook, la formación en ofimática para empresas permite cubrir el conjunto en un solo plan. Y si el reto es el nivel de cada persona, el curso de Excel para empresas se adapta al puesto y al sector.
La revisión anual en una tarde
No hace falta una evaluación formal para saber si toca refuerzo. Con cuatro tareas reales y dos números basta.
- Cruzar dos listados con una función de búsqueda, como clientes y facturas.
- Resumir un fichero grande con una tabla dinámica y explicar qué dice.
- Limpiar una exportación del ERP o del CRM sin hacerlo a mano.
- Explicar una fórmula heredada que nadie recuerda quién creó.
Quien las resuelve con soltura está al día. Quien lo consigue con dificultad es candidato a un refuerzo, y quien no sabe por dónde empezar necesita una formación más sólida. Si la mayoría del grupo falla la misma tarea, el problema no es individual y justifica un refuerzo colectivo.
Los dos números son las horas que lleva hoy el informe mensual y el número de correcciones posteriores, comparados con los del año anterior. Si bajan, la formación se mantiene. Si no se mueven, o si suben, hay que intervenir. Es el mismo cálculo que se describe al medir el retorno de la inversión: lo importante no es la cifra exacta, sino la comparación de antes con después.
Qué cuesta mantenerlo: un caso hipotético
Las tarifas bonificables -como están publicadas en nuestra página de Excel- son 86 € por hora en clases a distancia (online y telefónicas) y 105 € por hora en clases presenciales en tu sede u oficina. La tarifa se aplica por hora y por grupo, y el tamaño del grupo responde a criterios pedagógicos, no económicos (y la formación es un servicio exento de IVA).
Imaginemos, a modo de caso hipotético, un grupo de entre 5 y 15 personas y un refuerzo de entre 10 y 20 horas:
- A distancia: entre 860 € (10 horas) y 1.720 € (20 horas). Con 15 horas, el punto medio, 1.290 €.
- Presencial: entre 1.050 € (10 horas) y 2.100 € (20 horas). Con 15 horas, 1.575 €.
Como el precio es por grupo, el coste por persona baja a medida que el grupo es mayor, aunque el tamaño ideal depende de lo que se vaya a trabajar. Estas cifras son un cálculo ilustrativo: ni la composición del grupo ni la duración son datos de ninguna empresa real.
A ese coste se suma, si se encarga a Edubaa, el de la gestión de la bonificación, que es el 10 % de la cantidad recuperada, más IVA. Y las horas de los empleados en clase, que son un coste real aunque no se facture, y que conviene valorar con el coste por hora de cada persona.
Los bonos de horas, con cautela
En su página de ofimática, Edubaa presenta bonos de horas flexibles y un servicio de coordinación gratuito. Pensados para este tipo de refuerzos periódicos, permiten repartir las horas a lo largo del año en lugar de concentrarlas.
Conviene pedir los detalles antes de contar con ellos: cuántas horas incluye cada bono, en qué plazo deben usarse, cómo se reparten entre grupos y cómo encajan con la bonificación en cada caso. Eso se concreta en el presupuesto, que Edubaa envía en 24 horas.
FUNDAE: el calendario que ya tienes
La formación bonificada no es una ayuda que haya que solicitar. Es un crédito que la empresa genera cada año con la cuota de formación profesional y que caduca el 31 de diciembre. Por eso una revisión anual de Excel casa tan bien con ese calendario: se revisa, se decide y se usa el crédito antes de perderlo.
Según las preguntas frecuentes de FUNDAE, el importe que puede bonificarse es el menor de tres cantidades: el crédito disponible, el coste de la formación y el que resulta de aplicar el módulo económico. Y cuando la formación se realiza en horario laboral, los costes salariales de los participantes cuentan como parte de la cofinanciación privada que debe aportar la empresa.
El balance de situación de FUNDAE de 2024 recoge que 347.442 empresas formaron a sus trabajadores, con una duración media de 13,3 horas por participante. Es decir, lo habitual en la formación bonificada son acciones cortas, justo el formato de un refuerzo.
Si quieres saber cuánto crédito tiene tu empresa, tienes el procedimiento en cómo calcular el crédito FUNDAE de tu empresa. Para decidir en qué gastarlo, qué formaciones bonificadas hacer según tu crédito FUNDAE te ayuda a priorizar. Y la gestión de la bonificación FUNDAE te ahorra el trámite.
Si quieres saber cuándo conviene actualizar la formación en Excel de tu equipo, con precio por adelantado y gestión de la bonificación incluida, escríbenos o llámanos. Contestamos en menos de 24 horas hábiles:
📞 +34 919 931 368 | ✉️ hola@edubaa.com
Seis errores al decidir cuándo actualizar
- Esperar a que alguien se queje. Cuando el problema es visible, llevas meses perdiendo horas.
- Repetir el mismo curso. Quien ya domina lo básico se aburre. Un refuerzo debe partir de lo que cada grupo ya sabe.
- Ignorar las versiones. Si medio equipo trabaja con una versión y medio con otra, la formación debe cubrir esa diferencia.
- Formar sin medir antes. Sin saber cuántas horas lleva hoy el informe mensual, no sabrás si el refuerzo ha servido.
- Usar ejemplos genéricos. Un refuerzo con los ficheros reales de la empresa se aplica el lunes siguiente. Uno con datos de juguete se olvida, como sugiere la literatura sobre retención.
- Dejar caducar el crédito. Decidir en diciembre significa pagar lo que podría haberse bonificado.
Preguntas frecuentes
¿Cada cuánto debe actualizar su formación en Excel un equipo que lo usa a diario?
No existe una cifra validada. Como horquilla de trabajo, entre doce y veinticuatro meses, con una revisión anual como referencia. En este perfil el riesgo no es olvidar, sino quedarse con los atajos de siempre y no incorporar funciones nuevas.
¿Hay que repetir el mismo curso?
No. Un refuerzo útil parte de lo que el grupo ya domina y se centra en lo que falla o en lo que ha cambiado. Repetir el curso inicial suele ser la forma más cara de refrescar.
¿Qué hacer si la empresa cambia de versión de Office?
Conviene programar una sesión breve sobre las novedades y las diferencias con la versión anterior. Es una de las señales que justifican adelantar la actualización, porque el equipo puede dejar de usar herramientas que ya tiene.
¿Se puede bonificar un refuerzo?
Sí, siempre que se cumplan los requisitos de FUNDAE y la empresa tenga crédito disponible. El importe bonificable es el menor entre el crédito, el coste de la formación y el módulo económico, así que conviene calcularlo antes de contratar.
¿Quién decide cuándo toca?
Lo más fiable es combinar tres cosas: la revisión anual con tareas reales, las señales de cambio y las horas y errores que ya se miden. Edubaa puede hacer el diagnóstico inicial y proponer un refuerzo a medida de cada grupo.
Una revisión al año y los ojos abiertos entre medias
Actualizar la formación en Excel de una empresa no es una cuestión de calendario cerrado, sino de dos cosas: una revisión anual como referencia y la atención a las señales que la adelantan. Con cuatro tareas reales y dos números, una tarde basta para saber dónde estás.
Y como el crédito de FUNDAE caduca cada 31 de diciembre, el momento natural de decidir es antes de que acabe el año.
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📞 +34 919 931 368 | ✉️ hola@edubaa.com
