7 errores graves que provocan una inspección de FUNDAE (y cómo evitarlos)
“Los servicios públicos de empleo comprobarán la exactitud de la información comunicada electrónicamente y la realización de la formación bonificada.”
Real Decreto 1189/2025
«An ounce of prevention is worth a pound of cure.»
Benjamin Franklin, Poor Richard’s Almanack
Una inspección FUNDAE no suele empezar con una sirena, tres funcionarios entrando en recepción y alguien escondiendo las hojas de firmas debajo de la impresora. Normalmente empieza de una forma bastante menos cinematográfica: una visita durante el curso, una notificación electrónica, una solicitud de documentación o una discrepancia entre lo que se comunicó y lo que realmente ocurrió.
Y ese es precisamente el problema para muchas pymes. La formación se ha impartido, el profesor ha dado las clases y los trabajadores han aprendido. Pero los datos no cuadran, faltan firmas, una fecha se cambió sin comunicar, la cofinanciación está mal calculada o nadie conserva el documento que ahora solicita la Administración.
En lenguaje habitual se habla de “inspección FUNDAE”, aunque técnicamente intervienen varios actores. FUNDAE colabora en la comprobación de las bonificaciones, el Servicio Público de Empleo Estatal realiza las actuaciones de seguimiento y control y, cuando existen bonificaciones indebidamente aplicadas que no se devuelven, el asunto puede trasladarse a la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
Desde el 1 de enero de 2026, el artículo 18 del Real Decreto 694/2017 establece expresamente que las visitas de seguimiento en tiempo real y los controles posteriores deben representar, al menos, el 10 % de los recursos públicos destinados a las acciones formativas de las empresas. Atención al matiz: no significa que inspeccionen exactamente al 10 % de las empresas o de los cursos. Significa que el control debe alcanzar al menos ese porcentaje de los recursos públicos destinados a esta iniciativa.
Tampoco significa que cada errata provoque automáticamente una inspección. Pero determinados errores aumentan el riesgo de recibir un requerimiento, sufrir una minoración del crédito justificado, tener que devolver la bonificación o acabar ante la Inspección de Trabajo si la incidencia no se resuelve.
Estos son los siete fallos que más exponen a una empresa.
1. Coordinar mal los datos entre el cliente y quien gestiona la bonificación
Este es uno de los errores más frecuentes y, paradójicamente, uno de los menos visibles. La empresa cree que ha contratado una formación y que el proveedor “se encarga de FUNDAE”. El proveedor cree que el cliente le enviará la información necesaria. Entre medias aparecen datos incompletos, respuestas tardías, versiones distintas y documentos que llegan cuando el curso ya ha empezado.
Para comunicar correctamente una formación hay que manejar información precisa: razón social, CIF, código de cuenta de cotización, plantilla, centros de trabajo, existencia o no de representación legal de los trabajadores, participantes, modalidad, fechas, horarios, lugar de impartición, formador y costes.
Un error pequeño puede contaminar todo el expediente. Por ejemplo:
- Se comunica el CIF de una empresa del grupo, pero asisten trabajadores de otra.
- Se indica que no existe representación legal de los trabajadores cuando sí la hay.
- Se envía una lista provisional y después participan personas diferentes.
- El cliente cambia el horario, pero no informa a quien gestiona FUNDAE.
- Se facilita un centro de trabajo incorrecto.
- El nombre o documento identificativo de un participante no coincide.
- La persona de contacto de RRHH y la asesoría laboral trabajan con datos diferentes.
Esto no es una manía burocrática. La normativa vigente indica que los órganos de control comprobarán la exactitud de la información comunicada electrónicamente y la realización efectiva de la formación.
El problema se agrava cuando la coordinación se hace mediante una cadena de correos desordenada. RRHH envía una lista. El responsable del departamento cambia dos nombres. Administración modifica la factura. El profesor recibe otro horario. La entidad organizadora trabaja con la primera versión. Cuando alguien descubre el descuadre, la formación ya está en marcha.
Cómo evitarlo
Debe existir una única ficha de datos validada por el cliente antes de comunicar el curso. Esa ficha debería recoger, como mínimo:
- Empresa beneficiaria y CIF.
- Código de cuenta de cotización.
- Centro o centros de trabajo.
- Existencia de representación legal.
- Número previsto de participantes.
- Fechas, horarios y modalidad.
- Lugar de impartición o acceso al aula virtual.
- Persona responsable de autorizar cambios.
- Datos necesarios para calcular costes y cofinanciación.
Además, cualquier cambio debe comunicarse por escrito a la persona que gestiona la bonificación. No basta con avisar al profesor por WhatsApp o cambiar una invitación de calendario. El docente puede conocer el nuevo horario y FUNDAE seguir esperando a todo el mundo en el anterior.
En Edubaa, la gestión de la bonificación FUNDAE incluye precisamente este trabajo de coordinación. El objetivo no es recopilar papeles por afición, sino asegurarse de que los datos de la empresa, los participantes, la formación impartida y la información comunicada cuentan la misma historia.
2. No controlar correctamente las firmas y la asistencia
La formación presencial exige un control de asistencia diario. No sirve una hoja genérica firmada el último día, una lista creada semanas después ni una tabla donde todos parecen haber asistido exactamente a las mismas horas con una caligrafía sospechosamente uniforme.
FUNDAE proporciona un modelo de control de asistencia, aunque la empresa puede utilizar otro documento siempre que recoja la información necesaria. Lo importante es poder acreditar quién asistió, qué día y durante qué horario.
En aula virtual y teleformación, la prueba cambia, pero no desaparece. Hay que conservar registros de conexión, actividad, interacción, controles de aprendizaje, tutorías y demás evidencias que permitan demostrar que la formación se realizó.
Además, un participante solo puede comunicarse como finalizado cuando ha completado, como mínimo:
- El 75 % de las horas en formación presencial.
- El 75 % de los controles de aprendizaje en teleformación.
El error típico de una pyme aparece cuando se cuenta desde el principio con bonificar a diez participantes, pero tres dejan de asistir. La empresa mantiene el cálculo inicial y nadie revisa quién ha alcanzado realmente el porcentaje mínimo.
También ocurre que se firma la entrada, pero no la salida; que falta una jornada; que alguien firma por un compañero; o que las hojas quedan en manos del profesor y nunca llegan al expediente final.
Cómo evitarlo
El control debe hacerse durante la formación, no reconstruirse después.
En presencial, conviene revisar las hojas al terminar cada sesión. Si falta una firma, se detecta ese mismo día. En aula virtual, hay que comprobar que el sistema genera registros identificables y que las personas acceden con sus propias credenciales. En teleformación, la plataforma debe permitir acreditar actividad, seguimiento y controles realizados.
Al final del curso se deben cruzar tres datos:
- Participantes inicialmente previstos.
- Participantes que realmente asistieron.
- Participantes que alcanzaron el mínimo para considerarse finalizados.
Después deben entregarse los diplomas o certificados correspondientes y conservarse los cuestionarios de evaluación. La formación puede haber sido excelente, pero si no se puede demostrar quién estuvo, la bonificación queda apoyada sobre una servilleta.
3. Impartir una formación distinta de la que se comunicó
La empresa comunica un curso presencial en Madrid de 9:00 a 14:00. Después el cliente pide empezar a las 10:00, trasladarlo a otra oficina o convertir una sesión en aula virtual. El cambio parece menor. El profesor y los alumnos lo saben, así que la formación se imparte con normalidad.
El problema es que la información comunicada sigue diciendo otra cosa.
FUNDAE establece que el inicio del grupo debe comunicarse, como mínimo, dos días naturales antes de que comience. Si cambia la fecha de inicio, deben volver a mediar al menos dos días naturales entre la comunicación de la modificación y el nuevo comienzo.
La cancelación o los cambios de horario, fechas o localidad deben comunicarse con la antelación establecida. Si aparecen circunstancias imprevistas durante el curso, deben notificarse y justificarse documentalmente mediante el apartado correspondiente de incidencias.
Cuando esto no se hace, el grupo puede considerarse no realizado a efectos de bonificación. Y durante una visita de seguimiento, el problema es inmediato: el inspector llega al lugar comunicado y allí no hay nadie. O encuentra un curso diferente, otro horario o menos participantes.
La empresa podrá explicar que “al final lo cambiamos porque nos venía mejor”, pero la flexibilidad interna no sustituye la comunicación administrativa.
Cómo evitarlo
Antes de comunicar un grupo, hay que confirmar que las fechas son realistas. Después, toda modificación debe pasar por la persona responsable de FUNDAE antes de ejecutarse.
La regla interna debería ser sencilla:
Nadie modifica una fecha, un horario, un lugar o una modalidad sin avisar primero a quien gestiona la bonificación.
Esto también afecta al formador, al centro de impartición y al medio utilizado como aula virtual. No todas las modificaciones tienen el mismo plazo, pero todas necesitan control.
Cuando se contratan modalidades formativas presenciales, online o mixtas, la elección debe quedar clara desde el principio. Pasar de una modalidad a otra no es simplemente cambiar el enlace de la reunión.
4. Olvidar a la representación legal de los trabajadores
Si la empresa tiene representación legal de las personas trabajadoras, debe informarla antes de iniciar la formación y solicitar su informe de manera preceptiva.
La información debe incluir, al menos:
- Denominación, objetivos y descripción de las acciones.
- Colectivos destinatarios y número de participantes.
- Calendario previsto.
- Medios pedagógicos.
- Criterios de selección.
- Lugar de impartición.
- Balance de la formación del ejercicio anterior.
La representación legal dispone de 15 días para emitir su informe. Si no responde dentro de ese plazo, el trámite se considera cumplido. Si emite un informe desfavorable, existe un procedimiento para tratar las discrepancias y la formación puede llegar a iniciarse en los términos previstos.
El error grave no es recibir un informe negativo. El error es no informar.
El Real Decreto 694/2017 es especialmente claro: incumplir la obligación de solicitar el informe y entregar la documentación puede impedir adquirir o mantener el derecho a la bonificación.
En la práctica, el fallo suele nacer mucho antes. La persona que contrata la formación desconoce que existe comité de empresa. O piensa que solo hay que informar en cursos grandes. O marca que no existe representación legal porque nadie ha confirmado el dato.
Aquí volvemos al primer error: mala coordinación de información.
Cómo evitarlo
La pregunta sobre la representación legal debe aparecer en la ficha inicial de cada cliente, no al final del proceso.
Si existe, hay que preparar la documentación con tiempo suficiente para respetar el plazo. Si no existe, conviene dejar constancia de la información facilitada por la empresa. Y si se produce una discrepancia, debe documentarse por escrito y seguirse el procedimiento previsto.
En empresas con varios centros de trabajo, grupos empresariales o estructuras complejas, no conviene asumir que una respuesta sirve para todos. La situación debe revisarse para cada empresa beneficiaria.
Elegir una empresa de formación bonificada que conozca el procedimiento reduce mucho este tipo de errores. La formación no empieza cuando entra el profesor en el aula. Administrativamente, empieza bastante antes.
5. Calcular mal la cofinanciación privada
Las empresas de más de cinco trabajadores están obligadas a realizar una aportación privada a la financiación de la formación. Los porcentajes dependen de la plantilla:
- De 6 a 9 trabajadores: 5 %.
- De 10 a 49 trabajadores: 10 %.
- De 50 a 249 trabajadores: 20 %.
- De 250 o más trabajadores: 40 %.
La cofinanciación se calcula sobre el conjunto de los costes comunicados a lo largo del año, no necesariamente curso por curso. También pueden computarse los costes salariales de los trabajadores durante las horas de formación realizadas dentro de su jornada laboral.
El error frecuente consiste en pensar que, como la empresa tiene crédito suficiente, no necesita aportar nada. Pero crédito y cofinanciación son conceptos distintos.
Imaginemos una pyme de 25 trabajadores que realiza varias formaciones durante el año. RRHH comprueba el crédito disponible y aplica las bonificaciones, pero nadie calcula la aportación privada exigida. Al final del ejercicio, la empresa descubre que no ha cumplido el porcentaje correspondiente.
La consecuencia puede ser una minoración de la bonificación practicada.
Otro error es incluir costes salariales sin poder justificarlos. No basta con estimar que “esas personas estuvieron unas horas formándose”. Hay que poder acreditar horarios, jornada, coste salarial y participación efectiva.
Cómo evitarlo
La cofinanciación debe planificarse desde el principio del año y revisarse después de cada acción. La empresa necesita conocer:
- Su plantilla media.
- El porcentaje que le corresponde.
- Los costes de formación comunicados.
- Los costes salariales que pueden computarse.
- La bonificación aplicada.
- El acumulado anual.
Una entidad gestora competente no se limita a decir cuánto crédito queda. También debe comprobar si la estrategia de aplicación de bonificaciones permite cumplir la cofinanciación.
Antes de elegir cursos, resulta útil calcular correctamente el crédito FUNDAE y distinguirlo de la aportación privada. Son números relacionados, pero no intercambiables.
6. Aplicar costes o bonificaciones que no se pueden justificar
La empresa paga un curso, recibe una factura y aplica la bonificación. Parece sencillo. Pero durante una comprobación pueden aparecer varias preguntas incómodas:
- ¿La factura identifica claramente la formación?
- ¿Los costes corresponden realmente al curso?
- ¿La factura está contabilizada?
- ¿Los gastos están separados bajo el epígrafe correspondiente?
- ¿La bonificación se aplicó después de comunicar la finalización?
- ¿Se superó el crédito disponible?
- ¿Se respetó el límite máximo financiable?
- ¿Los costes de organización están dentro de los límites?
- ¿La empresa estaba al corriente con Hacienda y la Seguridad Social?
La normativa exige que los costes de las acciones formativas bonificadas queden expresamente identificados en la contabilidad bajo una cuenta separada o un epígrafe específico denominado “formación profesional para el empleo”.
Además, la bonificación máxima aplicable será el menor de estos tres importes:
- El crédito disponible.
- Los costes realmente incurridos.
- El límite máximo financiable calculado según modalidad, horas y participantes.
Esto significa que una factura de 3.000 euros no genera automáticamente una bonificación de 3.000 euros. Si el crédito disponible es menor o el límite calculado por la aplicación es inferior, la empresa deberá asumir la diferencia.
También es problemático mezclar servicios que no son estrictamente necesarios para la formación o imputar gastos que no pueden acreditarse. Una comida de equipo puede ser estupenda para la convivencia, pero no se convierte en coste formativo porque se hable de liderazgo entre el primero y el postre.
Cómo evitarlo
El presupuesto y la factura deben ser detallados. La empresa debe saber qué corresponde a impartición, materiales, plataforma, organización y otros costes admitidos.
Antes de aplicar la bonificación, hay que comprobar:
- Que el grupo está finalizado en la aplicación.
- Que los participantes cumplen los requisitos.
- Que los costes comunicados coinciden con los documentos.
- Que no se supera el crédito.
- Que la factura se contabiliza correctamente.
- Que la empresa está al corriente de sus obligaciones tributarias y con la Seguridad Social.
La idea de que toda formación bonificada es “100 % gratis” ha generado bastantes malentendidos. En este artículo sobre formaciones bonificadas supuestamente gratuitas explicamos por qué crédito, coste y bonificación no siempre coinciden.
7. No conservar el expediente completo durante cuatro años
El curso termina, se aplica la bonificación y alguien archiva la factura. Un año después cambia la persona de RRHH. Dos años después se migra el servidor. Tres años después nadie sabe dónde están las hojas de asistencia. Entonces llega un requerimiento.
La normativa obliga a conservar durante cuatro años la documentación justificativa de la formación bonificada. Ese plazo se cuenta desde la finalización del periodo correspondiente para aplicar las bonificaciones.
El expediente no es solo la factura. Dependiendo de la modalidad y del caso, puede incluir:
- Documentación de la empresa y del grupo.
- Contrato o encomienda de organización.
- Comunicación a la representación legal.
- Programa, contenidos y calendario.
- Currículum y acreditaciones del formador.
- Controles de asistencia.
- Registros de conexión y actividad.
- Pruebas y controles de aprendizaje.
- Cuestionarios de evaluación.
- Diplomas o certificados.
- Facturas y justificantes de pago.
- Anotaciones contables.
- Cálculos de costes y cofinanciación.
- Comunicaciones de inicio, cambios y finalización.
- Evidencias de las incidencias notificadas.
En teleformación, además, hay que garantizar que los registros de la plataforma puedan recuperarse. No sirve descubrir al recibir el requerimiento que el proveedor eliminó los datos al cerrar el curso.
Tampoco basta con que una parte esté en manos de la empresa, otra en la asesoría y otra en el correo del profesor. Cuando llega una solicitud documental, alguien tiene que reconstruir el expediente completo dentro del plazo establecido.
Cómo evitarlo
Cada acción debe cerrarse con una revisión documental. No se considera terminada cuando acaba la última clase, sino cuando el expediente está completo, comprobado y archivado.
Conviene utilizar una estructura uniforme por empresa, año, acción y grupo. También debe existir una copia segura y una persona responsable de la custodia.
Una buena gestión de la bonificación FUNDAE no consiste solo en introducir datos en una aplicación. Consiste en que, si dentro de tres años alguien pregunta qué ocurrió, la respuesta no dependa de que siga trabajando la única persona que lo recordaba.
Qué ocurre cuando detectan una incidencia
No todas las incidencias terminan igual. Una actuación de seguimiento puede concluir sin problemas, solicitar aclaraciones o detectar desviaciones.
Las consecuencias pueden incluir:
- Requerimiento de documentación.
- Reducción del crédito considerado justificado.
- Devolución parcial de la bonificación.
- Devolución total de la bonificación.
- Intereses de demora.
- Traslado a la Inspección de Trabajo.
- Acta de liquidación y, en su caso, sanción.
Desde 2026, el Real Decreto 1189/2025 establece que, si se detectan bonificaciones incorrectas o incumplimientos, puede exigirse la devolución total o parcial. Cuando las cantidades no se devuelven, el SEPE puede poner los hechos en conocimiento de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social para iniciar el procedimiento correspondiente.
También hay un error silencioso especialmente peligroso: no abrir una notificación electrónica. Según las preguntas frecuentes de FUNDAE, si transcurren diez días sin acceder a una comprobación de resultados puesta a disposición en sede electrónica, la notificación caduca y el asunto puede comunicarse a la Inspección de Trabajo.
No leer un mensaje no hace que desaparezca. Solo consigue que el problema avance sin ti.
El verdadero escudo no es evitar controles: es poder responderlos
Ninguna entidad seria puede prometer que una empresa nunca recibirá una visita o un requerimiento. Los controles forman parte del sistema y pueden realizarse sobre acciones correctamente gestionadas.
El escudo real consiste en llegar a esa comprobación con todo en orden:
- Los datos comunicados coinciden.
- La empresa beneficiaria está bien identificada.
- La RLT fue informada cuando correspondía.
- La formación se realizó como estaba prevista.
- Los cambios fueron notificados.
- La asistencia está acreditada.
- Los participantes finalizados cumplen el mínimo.
- Los costes son justificables.
- La cofinanciación está controlada.
- El expediente puede recuperarse completo.
Eso es lo que aporta una entidad organizadora competente. No inmunidad administrativa, sino prevención, trazabilidad y capacidad de respuesta.
En Edubaa trabajamos especialmente con pymes, donde la persona que gestiona formación suele tener también otras quince responsabilidades. Nuestro papel es coordinar la información, detectar incoherencias antes de comunicar el curso, controlar plazos, ordenar documentos y reducir el riesgo de que un detalle administrativo eche por tierra una formación bien impartida.
Lista de comprobación antes de aplicar una bonificación
Antes de aplicar el crédito, la empresa debería poder responder afirmativamente a estas preguntas:
- ¿La razón social, el CIF y el código de cuenta de cotización son correctos?
- ¿Los participantes pertenecen realmente a la empresa beneficiaria?
- ¿Se comprobó si existe representación legal?
- ¿La RLT recibió la información antes del inicio?
- ¿El grupo se comunicó dentro de plazo?
- ¿Las fechas, horarios, modalidad y lugar coinciden con la formación real?
- ¿Se notificaron los cambios?
- ¿La formación duró al menos dos horas?
- ¿La participación fue gratuita para los trabajadores?
- ¿Existen controles de asistencia o registros de actividad?
- ¿Los participantes finalizados alcanzaron el 75 % exigido?
- ¿Se entregaron cuestionarios, diplomas o certificados?
- ¿Los costes coinciden con facturas y contabilidad?
- ¿La empresa cumple su cofinanciación anual?
- ¿La finalización se comunicó antes de aplicar la bonificación?
- ¿El expediente completo quedará conservado durante cuatro años?
Si alguna respuesta es “creo que sí”, todavía no es un sí.
Preguntas frecuentes sobre inspecciones FUNDAE
¿FUNDAE puede inspeccionar cualquier curso bonificado?
Las acciones bonificadas pueden ser objeto de seguimiento y control mediante visitas durante su realización o comprobaciones posteriores. Que un curso sea revisado no implica que exista una irregularidad previa. La empresa debe estar preparada para acreditar que la formación se realizó conforme a lo comunicado.
¿Quién realiza realmente una inspección FUNDAE?
FUNDAE colabora técnicamente en las comprobaciones, mientras que el seguimiento y control corresponde a los servicios públicos de empleo. Si se detectan bonificaciones indebidas que no se devuelven, el SEPE puede trasladar el caso a la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
¿Qué pasa si falta una firma de asistencia?
Dependerá del alcance y de las demás evidencias disponibles, pero una firma ausente puede impedir acreditar la asistencia de una persona o una jornada. Lo recomendable es revisar los controles después de cada sesión y no intentar reconstruirlos una vez terminado el curso.
¿Se puede bonificar una persona que no ha asistido al 75 %?
No debe comunicarse como participante finalizado. En formación presencial debe haber realizado al menos el 75 % de las horas; en teleformación, como mínimo el 75 % de los controles de aprendizaje. Incluirla puede reducir el importe justificable.
¿Qué ocurre si el cliente cambia una fecha sin avisar?
La formación real dejará de coincidir con la comunicada. Según el tipo y el momento del cambio, el grupo puede quedar incidentado o considerarse no realizado a efectos de bonificación. Por eso cualquier modificación debe pasar antes por quien gestiona FUNDAE.
¿Cuánto tiempo hay que guardar la documentación?
La documentación justificativa debe conservarse durante cuatro años. Esto incluye facturas, contabilidad, asistencia, registros de plataforma, evaluaciones, diplomas, comunicaciones y cualquier otro documento que acredite la ejecución y los costes de la formación.
¿Una empresa pequeña también debe cumplir cofinanciación?
Las empresas de 1 a 5 trabajadores están exentas. A partir de 6 trabajadores se aplica un porcentaje según plantilla: 5 %, 10 %, 20 % o 40 %. El cumplimiento se calcula sobre el conjunto de costes comunicados durante el año.
¿Contratar una entidad externa elimina la responsabilidad de la empresa?
No. La entidad organizadora asume funciones de gestión y debe informar correctamente, pero la empresa beneficiaria mantiene obligaciones propias. Debe facilitar datos veraces, conservar documentación, permitir los controles y aplicar correctamente la bonificación.
Conclusión
La mayoría de los problemas con FUNDAE no nacen de un fraude sofisticado. Nacen de algo mucho más cotidiano: prisas, datos descoordinados, cambios que nadie comunica, firmas que se revisan tarde y responsabilidades que todo el mundo cree que corresponden a otra persona.
La formación bonificada puede ser una herramienta muy rentable para una pyme, pero exige que la parte formativa y la administrativa avancen juntas. Si una funciona y la otra no, el crédito queda expuesto.
No te la juegues con inspecciones. Nosotros gestionamos tu crédito FUNDAE a coste cero si haces la formación con nosotros. Consúltanos en 24h: +34 919 931 368 | hola@edubaa.com
